Réunion, visioconférence, briefing … qui n’a jamais eu l’impression de passer son temps en salle de réunion ? Et surtout, qui n’a jamais eu le sentiment de perdre son temps, d’être inutile et inefficace en salle de réunion ?
– Les Français passent 4,5 heures par semaine en réunion soit 7,8% de leur temps de travail
– Pour les cadres, la punition est double, 13,5% de leur temps de travail passé en réunion.
Seule 1 réunion sur 4 aboutit à une prise de décision (source IFOP juin 2017)
Communément, nous appelons cette maladie, la réunionite aigue dont la définition dans le petit Larousse est : mot familier, manie de faire des réunions, souvent inutiles.
Et pour autant, cette maladie continue à perdurer, l’ordre des entrepreneurs n’arrivant pas à trouver de vaccins …
Mais que font les participants en réunion ? Sondage IFOP
– 51% lisent ou envoient des mails
– 48% lisent ou envoient des textos
– 37% font des dessins
– 10% jouent sur leur téléphone
– 8% organisent leur week-end et/ou vacances
– 2% visitent des sites de rencontre
Ils occupent leur temps car souvent les réunions sont non seulement trop fréquentes mais aussi trop longues. Le sujet des réunions mal ciblé, mal préparé, avec des objectifs trop vagues, des participants qui ne savent pas trop pourquoi ils sont là. Le stagiaire, que l’on colle à toutes les réunions pour l’occuper … les présentations power point interminables qui n’incitent pas à l’échange mais plutôt à se caler contre le radiateur. Les extravertis qui prennent le lead et les introvertis qui se taisent car depuis la nuit des temps, c’est comme ça que cela se passe.
Face à cette maladie, les conséquences sont multiples :
– Baisse de motivation
– Dépression, fatigue physique
– Pas de créativité, ennui
– Manque de réactivité, multiplication des réunions pour prendre une décision
– …..
Et enfin, on en parle du trou, pas de la sécurité sociale, mais dans les résultats financiers de l’entreprise !!!
Chers dirigeants et managers, il existe un outil « Réuniomètre » qui permet de calculer le coût de chaque réunion effectuée. Attention aux âmes sensibles, le résultat va dynamiter vos croyances.
Pour une entreprise de 200 salariés qui passeraient 2 heures par semaine en réunion, cela coûterait 1 millions d’euros pour l’entreprise.
Quels sont les remèdes pour enrailler cette épidémie ?
L’idée générale est de faire moins de réunions, mieux préparées, et surtout de rendre les individus autonomes et responsables afin qu’ensemble ils trouvent des solutions et prennent des décisions rapidement.
– Fixer un thème précis de réunion avec une situation de départ et une situation désirée.
– Demander un volontaire pour jouer le rôle du « gardien du temps ».
– Planifier les réunions seulement le matin, pour plus d’attention et de concentration et surtout pour leur créativité.
– Réunir seulement les personnes concernées par le thème de la réunion.
– Ajouter une personne candide qui aura un autre regard et qui amènera des réflexions originales.
– Asseoir les personnes en rond ou ovale pour privilégier les échanges, le non verbal, la cohésion.
– Ne pas figer dans le marbre les réunions, laisser la liberté aux collaborateurs de faire des réunions improvisées et rapides.
Intégrez une réflexion collaborative dans vos réunions
Soyez créatifs, réinventez le modèle de la réunion, donnez plus d’autonomie et de responsabilités à vos collaborateurs, votre business gagnera en efficacité et en rentabilité.
Devenez des organisations apprenantes en intégrant l’Action Learning dans vos outils de management. Un outil qui vous permettra de donner une alternative à vos réunions avec un processus de réflexion collective structuré et coaché.
Cet outil est une alternative dans le sens où il permet de résoudre en petit groupe des situations complexes rapidement sous forme de questions réponses à l’aide d’un coaché (qui peut être le manager lui-même s’il est formé à cette technique).
De plus ce processus de réflexion collaborative a l’avantage de créer une ambiance de travail sereine, positive et donc favorable à l’exploration de pistes ou de solutions innovantes pour répondre à un environnement changeant.
Mettez de l’action dans vos réunions !!! Appelez-moi, je vais vous y aider. Pour plus d’informations sur le coaching d’entreprise, cliquez ici
